Vergi Usul Kanunu’nun “yevmiye maddesinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir” hükmü gereğince söz konusu yanlışların muhasebe kaidelerine göre düzeltilmesi gerekmektedir.

e-Defter uygulamasında, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği teknik çerçeve dahilinde iki tür elektronik dosya üretilmektedir. Birincisi, bir aya ait yevmiye ve kebir ayrı ayrı olmak üzere, elektronik defter dosyasıdır ve bu dosya, ilgili ayın muhasebe kayıtlarını içermektedir. İkincisi ise, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin anahtar bilgileri içeren berat dosyasıdır.
 

e-Defter uygulamalarında öncelikle ilgili aya ait muhasebe işlemleri elektronik defter dosyaları haline dönüştürülür.
Oluşturulan bu elektronik defter dosyaları, tüzel kişiler tarafından mali mühür, gerçek kişiler tarafından ise mali mühür veya elektronik imza ile imzalanır. İmza aşamasında defterler GİB tarafından belirlenmiş kontrollere tabi tutulur. Ardından bu defterlere ait berat dosyalarının oluşturulması gerekir. Yevmiye defteri için ayrı, defteri kebir için ayrı berat oluşturulması gerekmektedir. Oluşturulan bu berat dosyaları da defterlerle aynı şekilde imzalanır ve GİB’e gönderilmeye hazır hale gelmiş olur. Her ayın muhasebe kayıtlarına ilişkin e-Defter ve berat dosyaları, takip eden üçüncü ayın sonuna kadar oluşturulup imzalanmakta ve imzalı berat dosyaları GİB’e yüklenmektedir.
 

e-Defter uygulamasında berat silme özelliği bulunmamakta,
bu nedenle e-Defterde geçmişe yönelik işlem yapılamamaktaydı. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı yasal süresi içerisinde onaylandıktan sonra kayıtlarında hata fark eden mükelleflerin, yükledikleri beratları silip yenilerini tekrar yükleyebilmesini sağlamak için e-Defter web uygulamasına ekleme yaparak geçmişe yönelik kayıt yapmanın yolunu açmış bulunmaktadır.
 

GİB, yayınlamış olduğu sirküler ile yasal gönderim süresi geçmiş beratların, 
e-Defter uygulamasına yüklenmesinden sonra yevmiye maddelerinde yanlış ya da eksik kayıt tespit edilmesi durumunda izlenecek prosedürü de ayrıca açıklamış bulunmaktadır.
 

Buna göre, beratların Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasına yüklenmesinden sonra yevmiye maddelerinde yanlış fark edilmesi durumunda, yüklenmiş olan beratların iptal edilerek yeniden yüklenmesi mümkün olmayıp, Vergi Usul Kanunu’nun “yevmiye maddesinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir” hükmü gereğince söz konusu yanlışların muhasebe kaidelerine göre düzeltilmesi gerekmektedir.
 

Beratların Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulamasına yüklenmesinden sonra yevmiye maddelerinde düzenlediğiniz ya da aldığınız belgelerin unutulması ya da geç gelmesi nedeni ile ortaya çıkan hata da izleyen ayın defterinde muhasebe kurallarına uygun şekilde kaydedilmelidir. Ancak unutulmaması gereken belgenin üzerindeki tarih izleyen ayın defterinde de aynı şekilde işlenmeli; kayıt tarihi kaydın yapıldığı günün tarihi olmalıdır. Ayrıca ilgili dönem beyannamelerinde de gerekiyor ise mevzuata uygun şekilde düzeltmeler yapılmalıdır.
 

Açıklanan prosedüre uygun olarak düzeltme yapılamıyorsa, bu durumda yazılı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na müracaat edileceği yapılan düzenleme ile bildirilmiş bulunmaktadır.

Yasal yükleme süresi geçen e-Defterlerde aşağıda belirtilen durumlar nedeniyle e-Defter beratlarının değiştirilmesi veya silinip yeniden yüklemesi gerekmektedir. 1-Açılış veya kapanış kayıtlarının sehven unutulması,

2-Yevmiye defteri ve defter-i kebir’in boş olarak oluşturulması,

3-E-Defterin sehven eksik oluşturulması,

4-Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğine göre sehven hatalı yapılan kayıtların izleyen ayda düzeltme kaydı ile sonuçlandırılmasının mümkün olmaması,

5-Muhasebe programından kaynaklı eksik veya hatalı veri aktarımı gibi durumlarda, Gelir İdaresi Başkanlığına aşağıda belirtilen tespit ve işlemlerin yapılmasından sonra e-Defter ve beratlarını silme işlemlerini gerçekleştirmektedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından, e-Defter ve beratlarının silinmesi işleminin yapılabilmesi için aşağıda belirtilen evrakların hazırlanıp Gelir İdaresi Başkanlığına (Yeni Ziraat Mahallesi Etlik Cad. No: 16 06110 Dışkapı/ANKARA) iadeli taahhütlü posta yoluyla iletilmesi gerekmektedir.

1-Konuyla ilgili bir dilekçe hazırlanmalıdır. (silme gerekçesi ayrıntılı olarak anlatılmalıdır.)

2-E-defter uyumlu yazılım firmanız tarafından bu döneme ait defterlerinizin teknik olarak incelenmesi ve konu hakkında bir rapor hazırlaması gerekmektedir. Raporunuz silme gerekçenizi açıklayabilmelidir.

3-Aşağıda belirtilen şekilde hazırlanacak Özel amaçlı YMM raporu ile Gelir İdaresi Başkanlığına başvuruda bulunulması gerekmektedir. YMM Özel Amaçlı raporda en az olması gereken bilgiler (silinmesi istenen aya ait defterin borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numarası, hesaplanan KDV, İndirilecek KDV, sonraki döneme devreden KDV, Ödenecek KDV bilgileri ile bu ayın defteri yeniden oluşturulduğunda borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numarası, hesaplanan KDV, İndirilecek KDV, sonraki döneme devreden KDV, Ödenecek KDV bilgileri yer almalıdır.

Burada bir fark oluşması halinde farkın neden kaynaklandığı ayrıntılı olarak Özel Amaçlı YMM raporunda yer verilmesi gerekmektedir. Eklenecek olan hesaplar var ise bu hesapların ayrıntılı listesi Özel Amaçlı YMM raporuna eklenmelidir. Yine YMM raporunda şu başlıklara yer verilmelidir; KDV bakımından; Yeni kayıtlarla önceden verilen beyannamedeki verginin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumu hakkında bilgi verilmelidir.

Ayrıca BA ve BS formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu araştırılmalıdır. Gelir vergisi Stopajı-Sigorta primleri bakımından; Zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin(matrah ve vergilerin) yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi verilmelidir.

Ayrıca muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK’ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır. Bunun yanı sıra silinmesi talep edilen aydan önceki ve sonraki dönemlerin yevmiye başlangıç-bitiş numaraları da mutlaka eklenmelidir.

Ayrıca Özel Amaçlı YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir. Özel amaçlı YMM raporu, firma dilekçesi ve e-Defter yazılım firmasından alınan tespit rapor ile kanuni süresi geçtikten sonra e-Defter beratların Gelir İdaresi Başkanlığı izni ile silinebilmektedir. 

KAYNAKÇA: - Gelir İdaresi Başkanlığı E-Defter Forum