Uluslararası Denetim Standartları’nda denetim müşterisi “sözleşme” kavramı ile tanımlanmaktadır. Ancak ne teoride ne öğretide ne de uygulamada denetim müşterisini “sözleşme” kavramı ile açıklama alışkanlığı genel kabul görmemiştir.
Uygulamada bir denetim işi alınmasından itibaren her müşteri için bir çalışma dosyası açılır. Bu dosya denetim faaliyetlerinin yürütülmesine ve rapora bağlanmasına kadar geçen süreçte kullanılır. Çalışma dosyasında çalışma kağıtları saklanır. Çalışma kağıtları denetlenen işletmenin kuruluş sözleşmesi, imza sirküleri ve benzeri belgelerle finansal tablolar, mizan ve tutanak gibi hazır belgeler yanı sıra, denetçi (denetim ekibi) tarafından hazırlanan özel çalışma kağıtları ile denetim firması bünyesinde denetim teklifinin hazırlanması, planlanması ve yürütülmesi sürecinde alınan kararlar ve ekip toplantı tutanaklarından oluşur. Elektronik ortamdaki faaliyetlere ilişkin kayıtlar da çalışma kağıtları kapsamındadır.
Denetim standartlarına göre denetim bir düzen içinde kayıt altına alınarak yapılmalıdır. Bu kayıt düzeni çalışma kağıtları ve bunları toplayan çalışma dosyası ile sağlanır. Denetim sırasında uygunluğun sağlanması, yararlanılan tekniklerin test edilmesine ilişkin kağıt veya elektronik ortamda kullanılan çalışma kağıtlarının, yazışmaların denetimi yapılan kuruluşa ait sözleşmelerin, talimatların yönetim karar suretleri gibi denetçinin ibrazını istediği belgeleri içeren dosyaya çalışma dosyası denir.
Her müşteri için açılan çalışma dosyası, daimi dosya ve yıllık çalışma dosyası (cari dosya) olmak üzere iki bölümden oluşur. Daimi dosya, incelenen işletmeye ait genel bilgiler ile her çalışma yılında gerekli olan ana sözleşme, denetim sözleşme sureti ve benzeri çalışma kağıtlarından oluşur. Yıllık çalışma dosyası veya cari dosya, incelemenin yapıldığı dönemde denetçinin ve/veya yardımcılarının düzenlemiş olduğu çalışma kağıtlarını kapsar.
Yıllık çalışma dosyasında yer alan başlıca çalışma kağıtları şunlardır: Denetim stratejisi, denetim programı, iç kontrol anket formu, akış şemaları ve alınan notlar, yeni yapılmış olan kontrat ve sözleşmelerin suretleri, iç kontrol anketleri, toplantı tutanak ve kararları, risk değerlendirme belgeleri, düzeltici ve sınıflandırıcı yevmiye kayıtlarının yapıldığı kağıtlar, hesap analiz cetvelleri. Ayrıca yıllık çalışma dosyasında şu çalışma kağıtları da bulunur: Çalışma mizanı (İkili mizanlar, dörtlü mizanlar dahil), listeler, yazışmalar, denetlenen işletmenin geçmiş dönem ve denetlenen döneme ait finansal raporları, geçmiş dönem denetim raporu (varsa) ve denetim sonunda hazırlanan denetim raporu.
Çalışma kağıtları; denetçinin denetim yöntem ve teknikleri ile toplanan kanıt ve değerlendirmeleri sonucu ulaşılan yargıyı içeren kağıtlardır.
Çalışma kağıtlarının formu en az aşağıdaki bilgileri içermesi şartı ile denetçi tarafından serbestçe düzenlenebilir:
a- Denetlenen müşteri, denetimin dönemi, çalışma kağıtlarının hazırlandığı tarih, hazırlayan ile kontrol eden denetim ekibi mensubunun adı ile gözetimi yapan denetimden sorumlu ortak denetçinin imzası yer almalıdır.
b- İleride denetim faaliyeti araştırıldığında; sorumlu denetçinin savunmasını temin edecek şekilde yapılan denetim çalışmalarının tüm aşamalarını ve sorumluluk sınırlarını göstermelidir.
c- Hesapların ve kayıtların incelenmesinde, kullanılan özel işaretlerin açıklanması, hesap teyitleri (doğrulamalar), denetçinin iç kontrol sisteminden yararlanıp yararlanmadığı veya düşünceleri açıkça gösterilmelidir.
d- Denetim programına göre denetimi yapılan hususlar ile aksayan denetim faaliyeti konuları belirtilmelidir.
Çalışma kağıtları; çalışma dosyası içinde on yıl süre ile yetkililerin isteği halinde ibraz edilmek üzere saklanmalıdır. Çalışma dosyası ve çalışma kayıtları, muhasebe meslek hukukuna ve denetim standartlarına göre; meslek mensubunun kendisini savunmak için kullandığı delil mahiyetindedir.
Hürses | Deniz TÜRKER
