MUHASEBE HİLELERİNİN TESPİTİ VE ÖNLENMESİ (VII)

MUHASEBE HİLELERİNİN TESPİTİ VE ÖNLENMESİ (VII)

4.9 HİLE NASIL ÖNLENİR?

Hilede kazanan hiçbir taraf yoktur. Sadece hile yapan kişi bir süreliğine yüksek hayat standardına sahip olabilir? Hilenin önlenmesi işletmelere büyük kazanç sağlayacakr. Hile olmadığında soruşturma maliyetleri de olmayacakr. İşyeri karalanmayacak ve işyeri  mensuplarının moralleri bozulmayacakr.

4.10 Tüm Çalışanlar  Dürüst Mü?

Kabul edebileceğimizden daha çok sayıda insan hile yapmaya eğilimlidir. Ayrıca, doğruluğun azaldığı, kontrollerin seyrek olduğu ya da yüksek baskı hissedilen ortamlarda kişilerin daha az dürüst davrandıkları görülmektedir.

İşletmelerin iki alternatif arasından seçim yapmaları gerekmektedir. Bunlar, düşük hile ortamı ya da yüksek hile ortamı yaratmaktır.

4.11 Yardım, Dürüstlük ve ıklık Kültürü Nasıl Yaratılır?

Bu tür bir ltürün oluşturulmanda dört faktör önem taşımaktadır:[1]

  1. Dürüst  kişilerin  işe  anması  ve  bu  kişilerin  hileden  sakınacak  şekilde eğitilmesi.
  2. Pozitif iş ortanın yaratılması.
  3. İyi    anlaşılan    ve    benimsenen     kuralların    ya    da    ahlak    kurallarının oluşturulması.
  4. Çalışan yardım programları (EAPs- Employee Assistance Programmes) [2]oluşturulması.

4.12 Çalışanlara Hileye Karşı Bilinçli Olma Eğitimi Verilmelidir

Araştırmalara göre, Amerika’lıların yaklaşık %31i hile yapan, %30’u duruma göre hile yapan, %40’ı da hiçbir durumda hile yapmayan yadadır. Ayrıca yine araştırmalara göre, hilelerin %25’i şirkete üç yıl ya da daha az süredir çalışan personel tarafından yapılmaktadır. Kumar, uyuşturucu, finansal konularda suç işlemiş olan kiler işe anmamalı, işe ansalar bile özgeçmişlerindeki olumsuz her türlü bilgiye sahip olunmadır.

Şirketler çalışanlarını en iyi şekilde ön elemeden geçiren politikalar geliştirmelidir.Yüksek düzeyde kontrol edilen çevrelerde bile dürüst olmayan çalışanlar büyük baskılar altında hile yapmaktadır.

İşletmeler işe  alma sürecinde yaracı olmadır. Birçok banka potansiyel çalışanları ve müşterilerinin geçmişlerinde kredi problemi yaşayıp yaşamadıklarını anlamak için kredi raporlama şirketlerinden ya da diğer yöntemlerden faydalanmaktadır[3]. Bankaların yeni çalışanlarının ve müşterilerinin parmak izlerini aldıkları ve kanuni kayıtlarla bunları karşılaştırdıkları görülmektedir. Ayrıca işe almada dürüstlük testlerinin yapılmayine işe alma sürecinde kullanılan yöntemlerden biridir[4].

Yöneticiler kişileri işe almadan önce kendilerine “Bu kiye güvenebilecek kadar onu tanıyor muyum?” sorusunu sormadır. Yapılan bir anket çalışmanın sonuçları şu şekildedir[5]:

  • Çalışanların   %30’u iş başvurusu sırandyalasöylediklerinkabul etmektedir.
  • Çalışanların %18’özgmişlerindabartma yapmaları gerektiğini şünmektedir.
  •  Yöneticilerin %34ü adayların özgeçmişlerini kontrol etmemektedir.
  •  İşletmelerin %36özgeçmişlerdeki gerçek olmayan bilgilerin önemli zaman ve para kayna neden olduğunu belirtmektedir.

Aynı çalışmada, hile suçlularının karışık geçmişlerinin olduğunu ve bunun işe alımları sıranda belirtilmediği ifade edilmektedir. Hile söz konusu olduğunda soruşturma ve yasal işlemlerin maliyetini azaltmanın en iyi yolu işe alım aşamana daha çok zaman ve para ayırmakr.

İşletmelerin çoğu kıdemli personeli işe arken daha gevşek davranmaktadır. Personelin kıdemli olması ve gerekli özenin gösterilmesi derecesi aranda ters ilişki söz konusudur. Önceki işverenin gerekli kontrolleri yaparak bu kiyi işe aldığı varsayılmaktadır. Oysa ki bu hatalı bir davranıştır.

İşletmeler her adayı baştan sona kontrol etmelidir. Kıdemli personelin hile yapmaya daha çok fırsaolacakr. Çünkü daha güvenli bir pozisyondadır, ödemeler ve sözleşmeler konusunda yetki sahibidirler.

Kontroller adayın tüm iş yaşanı kapsamadır. Bu tür bir kontrol ile adayın önceki işvereninin onu yedinci haftanın sonunda işten çıkarmış olduğu gibi bir gerçeğe ulaşılabilir.

Personel alımı sıranda saka kayıtları incelmesi dışında ayrıca aşağıdaki kontroller de yapılabilir:[6]

  • İsim ve adres doğrulama
  • Eğitim durumunun doğrulanması
  • Profesyonel kuruluşlara üyeliklerin doğrulanması
  • İş  geçmişinin  doğrulanması
  • Finansal durumunun kontrol edilmesi
  • Yöneticilik yaptığının onaylanması. Ayrıca herhangi bir ehliyetsizliğinin olup olmadığının doğrulanması
  • Medya ve internet araştırması.

Güvenlik kontrolleri sadece yeni işe anan adaylara değil tüm çalışanlar genelinde yapılmadır. Çünkü personel yıllar önce, güvenlik kontrolleri daha nadir yapılıyorken işe başlamış olabilir ya da personelin durumu değişmiş ve finansal güçlük çekmeye başlamış olabilir. Araştırmalara göre, işletmede on yıldan uzun süredir çalışan personelin yaptığı hileler tüm hilelerin üçte birini oluşturmaktadır.Personelin işe anması sıranda dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki tablodaki gibi özetlenebilir:[7]

Tablo 2

Personelin İşe Alınması Sırasında Yapılmave YapılmamaGerekenler

Yalması Gerekenler

Yalmaması Gerekenler

Tüm   çalışanlardan detaylı   başvurformu

doldurmalarının istenmesi

Sadece  adayların  doldurduğu  başvuru  formuna

güvenmek

İş     yaşamına    ilişkin    bilgilerdeki    açıkların

incelenmesi

Sadece son on yın kontrolünü yapmak

Referans istenmesi ve bunların telefonla kontrol

edilmesi

İlgili  kişiye  (to  whom  it  may  concern)”  ile

başlayan referans mektuplarını kabul etmek

Tüm niteliklerin kontrol edilmesi

Kopya sertifikalakabul etmek

Kıdemli çalışanlara kapsamlı inceleme yapılması

Önceki işverenin tam ve uygun inceleme yaptığını

farz etmek

Mümnse sabıka kaydı detaylarının elde edilmesi

Sözlü beyanı kabul etmek

Geçici ve sözleşmeli personelin kontrol edilmesi

Personel devir hızının artışı ile yeni personelin tedariki ve onun eğitilmesi işletmeler ısından masraflı bir süreçtir. Bunu önlemenin en iyi yolu, işe alım sürecinde etkin olmakr.

Günümüze kadaçok sayıda personel değerlendirme yöntemi geliştirilmiştir. Bunlardan birisi; Prof. Dr. Alec Rodger tarafından geliştirilen “Yedi nokta (The seven point)yöntemidir. Bu yöntem sorularla kişinin portresini ortaya koymaya çalışmaktadır. Bu yöntem kişinin aşağıda belirtilen yedi alanını sorgulamaktadır[8]:

  1. Fiziksel görünüm (davranış ve konuşma) Beceriler (eğitim ve deneyim)
  2. Zeka zeyi
  3. Özel yetenek
  4. İlgi alanları
  5. Karakter yapısı
  6. Durumu (hayat göşü, ev hayagibi)

Bu alanları içerecek şekilde sorular sorularak mülakat gerçekleştirilir ve aday değerlendirilir. Mülakat tekniği olarak adayla farkzaman ve yerlerde görüşmeler yapılarak aday hakkında daha sağklı sonuçlar anacakr. Çünkü ofis ortamı mülakat sıranda çok formel bir yaoluşturmakta ve aday kendisini rahat hissedememektedir. Etkin bir mülakat için[9];

    • Değerlendirmede  eğitimli  bir  mülakatçı  olmadır.  Bu  insan  kaynakları temsilcisi olabilir,
    • İyi bir iş tanımlamayapılmadır bu suretle ne yapacağını bilen personel istihdam edilmelidir,
  • Konuşmacı  dinlenmeli  ve  onun  konuşması  için  gerekli  ortam  yaratılarak fikirleri öğrenilmelidir,
  • Mülakata    anan    kişi    hakkında    ön    yargılı    bir    tutum    sergilenmeden değerlendirme yapılmadır.

Yapılan bu değerlendirmeler zaman ve kaynak maliyetine neden olsa da bu sayede işletmede hırzlık ve hile olayları azalacak geleceğin maliyeti bugünden telafi edilecektir.

Personel siminde önemli bir unsur da referanslardır. Kişinin geçmiş performans zeyi gelecek için en iyi göstergedir. İnsanların davranış kalıpları genç yaşlarda kazanıldığında bu önemlidir.

İşe almada kullanılabilecek bir araç da kiye testlerin uygulanmadır. Uygulanan testlerde amaç kişinin gelecekteki davranış modellerini tahmin etmektir. Yapılan testlerin mülakattan farkı yaş, cinsiyet, ırk gibi değerlerde objektifliği sağlamakr. İşe alım sürecinde birçok test çeşidi mevcuttur[10]. Psikometrik (psychometric) testler son derece etkilidir. Bu tür testler sayesinde kişinin[11];

  • Yeteneği değerlendirilir,
  • İş  performansı  ölçülür,
  • Kişilik analizi yapılır.

Kişiler işe andıklarında onlara neyin kabul edilebilir, neyin kabul edilemez olduğunu, birinin hile yapmadurumunda nasıl sorunlar yaşayabileceklerini, hile yapan birini fark ettiklerinde nasıl davranmaları gerektiğini öğreten çalışan bililendirme programlarına katılmalarını sağlamak gerekmektedir. Ayrıntılı bililendirme programları çalışanları hilenin ne kadar maliyetli olduğu konusunda bililendirecektir.

Hakkı ŞEKER
SMMM

Kaynak: www.bdTurkey.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

 

[1] Albrecht ve Albrecht, s.86.

[2] Çalışanlar  için  geliştirilen  ve  kısaca  EAPs  (Employee  Assistance  Programs)  olarak  adlandırıla

çalışanlara yardım programları gevşeme yöntemleri, biyolojik geri bildirim (biofeedback) yöntemleri ve algılama becerilerini kapsamakta olup, bu yöntemler sonucunda çalışanlardaki strese ilişkin belirtilerin azaldığı saptanmıştır. Aslında bu tür programlar, stresin nedenlerini ve kaynaklarını ortadan kaldırmamakta, ancak çalışanlara stresli durumla nasıl başa çıkmaları gerektiğini öğretmektedir. Bu stratejiler, çalışanların işyerindeki stresin sonuçlarından daha az etkilenmelerine ve bireylerin stresle daha kolay mücadele etmelerine yardım eder. Sonuçta olumsuz stres faktörlerini olumlu hale ştürerek çalışanların iş yaşamlarında mutlu olabilmelerini sağlamak mümndür. (Serpil Aytaç, İşyerinde Kronik Stres Kaynakları”, http://www.isguc.org/arc_view.php?ex=117, [03.11.2005].)

[3] Albrecht ve Albrecht,   s.86.

[4] Albrecht ve Albrecht, s.87.

[8] Michael J. Bloomquist ve Brian H. Kleiner, How to Reduce Theft and Turnover Through Beter Hiring Methods”, Management Research News, Vol. 23, No. 7/8, 2000, s.80

[9] Bloomquist ve Kleiner, s.80

[10] Bloomquist ve Kleiner, s.81.

[11] Bloomquist ve Kleiner, s.82.

Güncelleme Tarihi: 04 Kasım 2019, 10:50
YORUM EKLE
SIRADAKİ HABER

Başlıksız Belge