Defterlerin muhafaza ve ibraz sorumluluğu ise her durumda mükellefe aittir.

A) Risk Gerçekleşirse İzlenecek Yol Haritası

1) Teknik Tespit Yapılmalı

Veri kaybı veya zarar oluştuğunda yetkili bir veri kurtarma firması tarafından:

• Disk ve sistem bilgileri,

• Olay tarihi,

• Zararın nedeni,

• Yapılan kurtarma işlemleri

içeren durum tespit raporu hazırlanmalıdır. Veri kurtarma merkezlerinden oluşan durum ile ilgili(virüs) durum tespit tutanağının alınması gerekmektedir. Durum tespit tutanağı ISO 9001 gibi en az bir sertifikaya sahip olan firmalardan temin edilmesi gerekmektedir

2) İdareye Süresinde Bildirim

Olay, en geç 15 gün içinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmelidir.

3) Defterler Yeniden Oluşturulur

Muhasebe kayıtlarından e-defter dosyaları tekrar üretilir.

4) YMM Özel Amaçlı Rapor Düzenlenir

Raporda;

• KDV tutarlarının,

• Borç/alacak toplamlarının,

• Yevmiye numaralarının,

• Beyannamelerle uyumun,

• SGK ve Ba-Bs formlarının uyumunun kontrol edildiği ve vergi kaybı olmadığı belirtilir.

5) Resmi Başvuru Yapılır

Savcılığa suç duyurusunda bulunulmalı ilgili suç duyurusu ile Tespit raporu ve YMM raporu dilekçe ekinde Başkanlığa sunulur.

B) Önerilen Güvenli Yedekleme Modeli

• Şirket içi sunucu yedeği

• Harici offline disk yedeği

• Türkiye içinde güvenli bulut yedeği

• Aylık yedek kontrolü

• Berat yükleme sonrası yedek doğrulama

C) Cezai Müeyyideler

Mükellefin e-defter muhafaza ve ibraz yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda da Vergi Usul Kanunu hükümleri uygulanacaktır. Bu kapsamda mükellefler cezai yaptırımlar karşılaşır. Uygulanacak bu cezalar; Özel Usulsüzlük Cezası, Vergi Ziyaı Cezası ve Vergi Usul Kanununun 359. maddesindeki hürriyeti bağlayıcı cezaların uygulanabilmesi açısından cumhuriyet savcılıklarına duyuruda bulunulur.

E-Defter Beratlarının Aylık Veya Geçici Vergi Dönemlerinde

Verilmesine İlişkin Tercih 31 Ocak 2024 Tarihine Kadar Yapılabilir

Giriş

Bu rehber, e-Defter uygulamasına başvuru yapacak mükelleflerin başvuru formunu doldurmalarına yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. Başvuru yapmadan önce gelir idaresi başkanlığının imzalama aracı indirilerek çalıştırılması gerekmektedir. 
 

e-Defter Uygulamasına Başvuru

Elektronik Defter uygulamasına başvuru yapmak isteyen mükelleflerin veya temsilcilerinin www.edefter.gov.tr adresindeki e-Defter başvuru bağlantısına tıklayarak (bağlantıya tıkladıktan sonra "İMZALAMA ARACI DESTEĞİYLE BAŞVURU YAPMAK İÇİN TIKLAYIN..." bağlantısına tıklayın) gerekli formları doldurup onaylamaları gerekmektedir.

Başvuru Formunun Doldurulmasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Mükellef grupları itibariyle e-Defter başvuru formunda doldurulması zorunlu alanlar aşağıdaki şekilde olacaktır.
 

Tüzel Kişi Mükellefler

·         Vergi Kimlik Numarası (VKN)

·         Unvanı

·         Uyumlu Yazılım

·         Adresi

·         Telefon Numarası

·         Elektronik Posta Adresi

·         Adı (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Soyadı (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Telefon Numarası (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Cep Telefonu (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Elektronik Posta Adresi (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)
 

Kamu Kurumları ve Tüzel Kişiliği Olmayan Ortaklıklar

·         VKN

·         Unvanı

·         Uyumlu Yazılım

·         Adresi

·         Telefon Numarası

·         Elektronik Posta Adresi

·         Adı (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Soyadı (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Telefon (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Cep Telefonu (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Elektronik Posta Adresi (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

Gerçek Kişiler

·         T.C. Kimlik Numarası (TCKN)

·         Adı

·         Soyadı

·         Uyumlu Yazılım

·         Adresi

·         Telefon Numarası

·         Elektronik Posta Adresi

·         Adı (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Soyadı (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Telefon Numarası (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Cep Telefonu (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

·         Elektronik Posta Adresi (“İrtibat Kurulacak Kişi”yeait kısmındaki)

Form doldurulup Kaydet butonuna basıldıktan sonra Java appleti çalışacaktır. Ardından tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ve tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar mali mühürle, gerçek kişi olan mükellefler ise nitelikli elektronik imza veya mali mühürle başvuruya devam eder.
 

Mali Mühür veya NES (Nitelikli Elektronik Sertifika) ile Başvuruya Devam Edilirken Dikkat Edilecek Hususlar

Form doldurulup kaydedildikten sonra Şekil 1’deki Kart Giriş Ekranı gelecektir. Başvurunun bu aşamasında tüzel kişiler, diğer kurum ve kuruluşlar ile tüzel kişiliği olmayan ortaklıklar mali mühürle, gerçek kişiler de nitelikli elektronik imza veya mali mühürle başvuruya devam etmelidir. Öncelikle mali mühür kartının ya da nitelikli elektronik sertifika kartının bilgisayara doğru takıldığından emin olunmalıdır.

İlk kez mali mühür ya da nitelikli elektronik sertifika kullanacak olanların önce mali mührün ya da nitelikli elektronik sertifika sürücülerinin düzgün şekilde yüklendiğinden emin olmaları gerekmektedir. Sonrasında aynı ekrandan başvuruya devam edilir.

Kart Giriş ekranında Tanımla butonuna basılır ve Şekil 2’deki Kart Tanımlama ekranı gelir:

Kart Tanımlama ekranında Seç butonuna tıklanır ve açılan pencereden ilgili kartın

PKCS11'i destekleyen kütüphanesi (dll dosyası) seçilmelidir: (Kütüphane C:\Windows\System32 klasörünün içinde bulunmaktadır. Kamusm mali mühürün kütüphane dosyas "akisp11.dll" dosyasıdır.)

·         Akis kartlar için akisp11.dll

·         GemSafe için gclib.dll

·         Siemens için siecap11.dll

·         StarCOS için aetpkss1.dll

·         Aladdin için eTPKCS11.dll

Örneğin akisp11.dll genellikle C:\Windows\system32 dizininde bulunmaktadır. Kart dosyası kütüphane dosyası alanına aktarıldıktan sonra kart tanımlama ekranında KartAdı alanına bir isim atanır:

AKISKART vb. yazılabilir.

Devamında Ekle butonuna tıklanarak işlem tamamlanır. Kart tanımlama işlemleri bittikten sonra Şekil 3’teki gibi kart giriş ekranında tanımlı kartlardan ne isim verilmişse o kart seçilir (Bu örnekte akisp11.dll seçilmiş ve AKISKART adı atanmış) ve kart şifresi girilir:

Sonra Giriş butonuna tıklanır. Kart şifresi doğru biçimde girildiğinde Sertifika Bilgileri

Şekil 4’teki gibi Kart Giriş Ekran’ına yüklenecektir:

Sertifika bilgileri yüklendikten sonra İmzala butonuna tıklanır ve böylelikle başvuru işlemi tamamlanmış olur.

İşlem Başarılı onay mesajı ile başvuru işleminin başarılı bir şekilde tamamlandığı anlaşılır.

Herhangi bir hata varsa onay mesajı yerine hata mesajı ve hataya ilişkin açıklama ile ilgili bilgilendirme yapılacaktır.

İşlemin başarılı olması durumunda Gelir İdaresi Başkanlığınca başvuru formunda belirtilen e-posta hesabına elektronik defterin ne zamandan itibaren GIB sistemine yüklenmesi gerektiği bilgisi, başvuru evrağının pdf kopyası ve başvurunun evrak numarası bilgileri gönderilir.

2019 yılında yayımlanan 3 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 2020 yılında yayımladığı “Elektronik Defter Uygulaması Saklama Kılavuzu” ile 2020 ve takip eden diğer yılların e-defter dosyaları ve bunların berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının başkanlık bünyesinde saklanmasına ilişkin usul ve esaslar bildirilmiştir.

Buna göre Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemine dosyaların aktarımı, aylık ve 3 aylık süreler ile gerçekleştirilir. Yükleme işlemini gerçekleştirenler için defterin oluşturulması, imzalanması ve berat dosyalarının uygulamaya yüklenmesi süresinin son günü üzerinden geçen 15. gün, son aktarım zamanı olarak belirlenmiştir.

e-Defter ikincil kopya, güvenliği ve gizliliği sağlanacak şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanmış olan özel entegratörlerin yada Başkanlığın bilgi işlem sistemleri bünyesinde en az 10 yıl süre ile saklanmak zorundadır.
 

İkinci Kopyaların Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar (2023 Yılı İçin)

İkinci Kopyaların 3 Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar (2023 Yılı İçin)

Bu kapsamda; geçici vergi dönemleri bazında berat yükleme tercihinde bulunmak isteyen Mükelleflerin, mali mühür veya elektronik imza ile e-Defter uygulamasına giriş yapıp “Bilgi Güncelle” kısmından “Berat Yükleme Tercihi” bölümünden; Aylık yükleme / Geçici vergi Dönemleri bazında yükleme şeklinde seçimlerini yapmaları mümkün bulunmaktadır.

Yapılan tercih 31.01.2023 tarihine kadar e-Defter uygulaması üzerinden güncellenebilir. Bu tarihten sonra yapılan seçimin değiştirilmesi mümkün bulunmamaktadır. Söz konusu yükleme tercihi, ilgili hesap dönemini kapsamakta olup, 2023/Ocak döneminden itibaren yüklenecek berat dosyaları için geçerli olacaktır.

Tercihlerini 31.01.2023 tarihine kadar bildirmeyen mükellefler, 2023 hesap dönemi berat dosyaları için Aylık yükleme seçeneğini tercih etmiş olarak değerlendirilecektir.

Söz konusu mükellefler, berat dosyalarını ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (hesap döneminin son ayına ait berat dosyalarını, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar) yüklemek zorundadırlar.

AYLIK YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNULMASI DURUMUNDA, E-DEFTER BERAT DOSYALARININ YÜKLEME TAKVİMİ:

GEÇİCİ VERGİ DÖNEMLERİ BAZINDA YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNULMASI HALİNDE UYGULANACAK TAKVİM:

GAYRİMENKUL ve MOTORLU ARAÇ TİCARETİ, KİRALANMASI ve BUNLARA ARACILIK YAPANLAR

HER TÜRLÜ ELEKTRONİK ORTAMDA MAL ve HİZMET TİCARETİ YAPAN MÜKELLEFLER

KÜLTÜR ve TURİZM BAKANLIĞI veya BELEDİYELERDEN RUHSAT ALAN OTEL İŞLETMELERİ

TÜM MÜKELLEFLERİN e-İRSALİYE GEÇİŞ SÜRELERİ (SEKTÖREL AYRIM OLMAKSIZIN)

ASMMMO

e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, Başkanlığımızın Bilgi İşlem Sistemlerinde gönderim işlemi sırasında “e-Defter Saklama Programında” “Çapraz Doğrulama Kontrolü Hatalıdır” uyarısı alan mükelleflerimiz (ilgili dönem e-Defterlerini edefter.gov.tr internet adresimizde yayınlanan “e-Defter Görüntüleyici Programı” ile kontrol etmeleri ve program tarafından üretilen “Durum Raporu”nda e-Defterler ile ilişkili berat dosyalarında imza hatası almadıkları durumda) ile “Counter Signature Doğrulama Kontrolü Hatalıdır”        uyarısı alan mükelleflerimizin e-Defter Saklama Programının

https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/ adresinde yayınlanan e-DefterBildirimV2.4 Prod.exe versiyonunu indirerek ve yeni versiyonu kurmadan önce sistemlerinde yüklü olan eski versiyonları kaldırdıktan sonra kurulum işlemini tamamlamak ve söz konusu hataları alan paketlerini “e-Defter Saklama Kılavuzu” nda açıklanan süreler içinde göndermeleri gerekmektedir.

Bununla birlikte “Çapraz Doğrulama Kontrolü Hatalıdır” ve “Counter Signature Doğrulama Kontrolü Hatalıdır” uyarısı almayan mükelleflerimizin versiyon güncelleme işlemi yapmalarına gerek bulunmamaktadır.

Duyurulur.