Yurt dışı grup şirketlerinden gelen hizmet faturaları için hazırlık yapılmalı

Müfettişlerin bu in­celemelerdeki temel yaklaşımı “Hizmet fiilen alındı mı, alın­dıysa bu hizmet Türkiye’de­ki şirkete bir fayda sağladı mı?” sorusudur. Sadece bir söz­leşme ve fatura ibraz etmek, in­celemeyi geçmek için kesinlikle yeterli bulunmamaktadır.

Hizmetin fiilen alındığını ve hukuki tabiriyle “grup içi hiz­metin varlığını” ispat etmek için mükelleflerin inşa etmesi ge­reken çok katmanlı bir savunma mekanizması (savunma dosyası) bulunmaktadır. Yapılması gere­kenler ve toplanması gereken de­liller aşağıda listelenmiştir:

* Hizmetin fiilen alındığının ispatı (Fiziki ve dijital deliller)

Müfettiş, faturanın arkasında­ki emeği ve iş gücünü görmek is­ter. Bu nedenle aşağıdaki kanıtla­rın geriye dönük olarak arşivlen­mesi hayati önem taşır:

* E-posta ve haberleşme tra­fiği: Yurt dışındaki uzmanlar ve­ya yöneticilerle yapılan, hizme­tin ifasına ilişkin teknik, idari ve­ya mali e-posta yazışmaları.

* Çıktılar, raporlar ve su­numlar: Grup tarafından Türki­ye için hazırlanan pazar analiz­leri, fizibilite raporları, bütçe su­numları, aylık/yıllık performans raporları, hukuki görüşler veya İK strateji dökümanları.

* dijital ayak izleri (Log ka­yıtları): Eğer IT, ERP (SAP/ Oracle vb.) veya siber güvenlik hizmeti alınıyorsa; yurt dışında­ki merkezin Türkiye’deki sistem­lere uzaktan erişim sağladığına dair sistem log kayıtları, güncel­lemeler ve bilet (ticket) yönetim sistemi kayıtları.

* Toplantı tutanakları ve se­yahat belgeleri: Yurt dışından gelen uzmanların katıldığı yöne­tim kurulu, strateji veya teknik toplantıların tutanakları (Mom); bu kişilerin Türkiye’ye gelişleri­ne ilişkin uçak bileti ve otel ko­naklama faturaları.

2 “Ekonomik ticari fayda” testi (Benefit test)

Hizmetin alınmış olması ye­terli bulunmamakta; bu hizme­tin Türkiye’deki şirketin tica­ri faaliyetine doğrudan katkı sağladığının veya maliyetleri­ni azalttığının ispatlanması bek­lenmektedir.

* Alternatif maliyet anali­zi: "Biz bu hizmeti yurt dışında­ki grup şirketinden almasaydık, Türkiye'de üçüncü bir taraftan (danışmanlık firmasından) çok daha pahalıya alacaktık" ya da "Türkiye'de bu iş için ayrı bir de­partman kurup istihdam yarat­mak zorunda kalacaktık ve mali­yetimiz X kat artacaktı” argüma­nı rakamlarla desteklenmelidir.

* Mükerrerlik testi (Dup­lication): Türkiye'deki şirke­tin kendi bünyesinde zaten bir İK direktörü veya hukuk müşa­viri varsa ve yurt dışından yine "İK/Hukuk yönetim ücreti" fatu­ra ediliyorsa, müfettiş böylesi du­rumlarda ayrıntılı açıklama, bel­geleme beklemektedir.

Yurt dışından alınan hizmetin, Türkiye'deki yerel kadronun yet­ki ve uzmanlığını aşan, "bölgesel veya küresel koordinasyon/stra­teji" seviyesinde olduğu netleşti­rilmelidir.

* Hissedar faaliyeti (Sha­reholder activity) ayrımı: Ana ortağın, sırf kendi yatırımını kontrol etmek, genel kurulu top­lamak veya konsolide finansal tablolarını hazırlamak için yap­tığı harcamalar “grup içi hizmet” olarak Türkiye’ye fatura edilme­si kabul edilmemektedir. Fatura edilen hizmetin hissedarın de­ğil, doğrudan Türkiye’deki şir­ketin operasyonel ihtiyacı için yapıldığının kanıtlanması bek­lenmektedir.

3 Maliyet dağıtım anahtarlarının rasyonelliği

Grup içi hizmetler genellik­le “Maliyet + Makul Kâr (Cost Plus)” veya “Maliyet Paylaşımı (Cost Sharing)” yöntemiyle fatu­ra edilir.

* Dağıtım anahtarının man­tığı: Ortak giderlerin (örneğin küresel bir yazılımın maliyeti­nin) ülkelere hangi kriterle dağı­tıldığı (ciro oranı, personel sayı­sı, işlem hacmi vb.) net ve adil ol­malıdır.

* Maliyet Havuzu (Cost po­ol) şeffaflığı: Yurt dışındaki iliş­kili şirketten, fatura edilen tuta­rın içinde hangi maliyet kalem­lerinin (personel maaşları, genel idare giderleri vb.) yer aldığına dair kırılımlı bir döküm (Cost Po­ol analizi) talep edilmeli ve dos­yada saklanmalıdır.

Şayet şirket dışından alınan hizmetlerin maliyeti yansıtılı­yorsa, bu üçüncü taraf hizmet maliyetleri ile ilgili detay bilgile­re yer verilmelidir.

* Kâr marjının makullü­ğü: Eğer maliyetin üzerine bir kâr marjı (mark-up) ekleniyorsa, bu marjın (genellikle %5 ila %10 arası kabul görür) emsallere uy­gun olduğu transfer fiyatlandır­ması raporunda kıyaslama anali­zi (benchmarking) ile desteklen­melidir.

4. Şirketlerin atması gereken somut adımlar (Ne yapmalılar?)

1. Kapsamlı bir "sözleşme” hazırlayın: Sözleşmede hiz­metin tanımı "Yönetim Hizme­ti" gibi muğlak olmamalı; "X yazılımının altyapı desteği, Y pazarlama stratejisinin oluştu­rulması" gibi spesifik olmalıdır. *Faturaların mümkün olduğu ka­dar hizmet türleri veya hizmet birimleri itibariyle detaylandırıl­mış ve ayrı ayrı fiyatlandırılmış olması kolaylık sağlayacaktır.

2. Yıllık transfer fiyatlan­dırması raporu: Her yıl hazır­lanan Kurumlar Vergisi ekindeki Transfer Fiyatlandırması Rapo­ru'nda bu grup içi hizmetlere özel bir parantez açılmalı, yukarıdaki "Fayda Testi" ve "Emsallere Uy­gunluk Analizi" rapora detaylıca yazılmalıdır.

3. Proaktif dosyalama (De­fense file): İnceleme başladık­tan sonra geriye dönük e-posta veya log kaydı toplamak çok zor­dur. Her mali yıl kapandığında, o yıl alınan grup içi hizmetlere iliş­kin deliller (sunumlar, yazışma­lar, fatura kırılımları) bir klasör­de (fiziki veya dijital) “Savunma Dosyası” olarak arşivlenmelidir.

Şayet hizmeti veren şirket ma­liyet paylaştırması yapıyorsa, bu şirketten hizmet alan grup şir­ketlerine yapılan dağıtımla ilgili (dağıtımın önceden belirlenmiş esaslara uygun olarak yapıldığı­nı ortaya koyan)bir bağımsız de­netim raporu varsa faydalı ola­caktır. Yoksa da , rakam büyükse böyle bir özel amaçlı raporun ta­lep edilmesi faydalı olacaktır,

4. Stopaj ve KDV boyutu­nu unutmayın: Alınan hizme­tin niteliğine göre (gayrimad­di hak, serbest meslek faaliyeti, ticari kazanç) yurt dışına öde­nen tutar üzerinden Çifte Ver­gilendirmeyi Önleme Anlaş­maları (ÇVÖA) da dikkate alına­rak Stopaj ve Türkiye'de 2 No’lu KDV beyanı yükümlülüklerinin eksiksiz yerine getirildiğinden emin olunmalıdır.