İşverenler, işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere on yıl süreyle saklamak ve SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurlarınca istenilmesi halinde de onbeş gün içinde ibraz etmek zorunda.
Bazen kayıt ve belgeler denetime ibraz edilirken hangi belgelerin istenebileceği noktasında işverenlerle denetim elemanları arasından görüş ayrılıkları olabiliyor. Böyle olunca da işverenler idari para cezası ile karşı karşıya kalıyor.
Kayıt ve belge ibrazında tereddüte düşülen hususlardan birisi de SGK denetim elemanlarının iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı uyarınca tutulan kayıt ve belgeleri talep edip edemeyecekleri ile ilgili.
Denetimin Konusu Önemli
SGK denetim elemanları tarafından ibraz edilmesi istenebilecek kayıt ve belgelerin, gerçekleştirilen denetimin konusu ile bağlantılı olması gerekiyor. Aksi halde denetimin konusu ile ilgisi olmayan bir belgenin ibrazının istenmesi doğru değil ve bu durumda idari para cezası uygulanamaz.
Özellikle iş kazası ve meslek hastalığı denetimlerinde SGK denetim elemanı tarafından olayın/vakanın iş kazası veya meslek hastalığı olup olmadığının tespit edilmesi, bildirimlerin süresinde yapılıp yapılmadığının belirlenmesi, olayın gerçekleşme şeklini ortaya koyma ve sorumlulukların tespiti açısından 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı uyarınca tutulan kayıt ve belgelerin ibrazı istenebilir ve ibraz edilmezde idari para cezası uygulanabilir.
Bunun yanı sıra hizmet tespitine ilişkin yapılan kayıt incelemelerinde de delil teşkil edebileceği düşünülen 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı uyarınca tutulan kayıt ve belgelerin de ibrazı istenebilir.
Kayıt ve Belgeler Tam İbraz Edilmeli
İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren ilgili mevzuat gereğince tutmak zorunda olduğu tüm defter, kayıt, bilgi ve belgeleri istenilmesi halinde ibraza yükümlüdür. İstenildiği halde ibraz edilmeyen defter, kayıt, bilgi ve belgelerden herhangi birinin veya birkaçının eksik ibrazı, yükümlülüğün tam olarak yerine getirilmediği hükmünde sayılır.
İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren ilgili mevzuat gereğince tutmak zorunda olduğu tüm defter, kayıt, bilgi ve belgelerden istenilen herhangi birinin veya bir kaçının mücbir sebep olmaksızın ibraz edilemeyeceğinin bildirilmesi, idari para cezasının uygulanmasına engel teşkil etmez.
İdari Para Cezası Ne Kadar?
Denetim elemanınca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın kayıt ve belgeleri tam olarak ibraz etmeyerek yükümlülüğünü yerine getirmeyenlere;
a) Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin oniki katı tutarında,
b) Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı tutarında,
c) Defter tutmakla yükümlü değil iseler, aylık asgari ücretin üç katı tutarında, idari para cezası uygulanıyor.
Özellikli Durumlar
Bazen kayıt ve belgeler denetime ibraz edilirken hangi belgelerin istenebileceği noktasında işverenlerle denetim elemanları arasından görüş ayrılıkları olabiliyor. Böyle olunca da işverenler idari para cezası ile karşı karşıya kalıyor.
Kayıt ve belge ibrazında tereddüte düşülen hususlardan birisi de SGK denetim elemanlarının iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı uyarınca tutulan kayıt ve belgeleri talep edip edemeyecekleri ile ilgili.
Denetimin Konusu Önemli
SGK denetim elemanları tarafından ibraz edilmesi istenebilecek kayıt ve belgelerin, gerçekleştirilen denetimin konusu ile bağlantılı olması gerekiyor. Aksi halde denetimin konusu ile ilgisi olmayan bir belgenin ibrazının istenmesi doğru değil ve bu durumda idari para cezası uygulanamaz.
Özellikle iş kazası ve meslek hastalığı denetimlerinde SGK denetim elemanı tarafından olayın/vakanın iş kazası veya meslek hastalığı olup olmadığının tespit edilmesi, bildirimlerin süresinde yapılıp yapılmadığının belirlenmesi, olayın gerçekleşme şeklini ortaya koyma ve sorumlulukların tespiti açısından 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı uyarınca tutulan kayıt ve belgelerin ibrazı istenebilir ve ibraz edilmezde idari para cezası uygulanabilir.
Bunun yanı sıra hizmet tespitine ilişkin yapılan kayıt incelemelerinde de delil teşkil edebileceği düşünülen 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatı uyarınca tutulan kayıt ve belgelerin de ibrazı istenebilir.
Kayıt ve Belgeler Tam İbraz Edilmeli
İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren ilgili mevzuat gereğince tutmak zorunda olduğu tüm defter, kayıt, bilgi ve belgeleri istenilmesi halinde ibraza yükümlüdür. İstenildiği halde ibraz edilmeyen defter, kayıt, bilgi ve belgelerden herhangi birinin veya birkaçının eksik ibrazı, yükümlülüğün tam olarak yerine getirilmediği hükmünde sayılır.
İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren ilgili mevzuat gereğince tutmak zorunda olduğu tüm defter, kayıt, bilgi ve belgelerden istenilen herhangi birinin veya bir kaçının mücbir sebep olmaksızın ibraz edilemeyeceğinin bildirilmesi, idari para cezasının uygulanmasına engel teşkil etmez.
İdari Para Cezası Ne Kadar?
Denetim elemanınca yapılan yazılı ihtara rağmen onbeş gün içinde mücbir sebep olmaksızın kayıt ve belgeleri tam olarak ibraz etmeyerek yükümlülüğünü yerine getirmeyenlere;
a) Bilânço esasına göre defter tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin oniki katı tutarında,
b) Diğer defterleri tutmakla yükümlü olanlar için, aylık asgari ücretin altı katı tutarında,
c) Defter tutmakla yükümlü değil iseler, aylık asgari ücretin üç katı tutarında, idari para cezası uygulanıyor.
Özellikli Durumlar
Kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi durumuna ilişkin uygulanacak idari para cezaları ile ilgili olarak SGK uygulamalarında bazı özel durumlarla da bulunuyor. Bu özel durumlardan bazılarını aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz;
- Kurumca bilgi sahibi olunan belgelerin (işyeri işe giriş bildirgeleri, prim belgeleri…) incelemeye sunulmaması halinde idari para cezası uygulanamaz.
- Kurumca yasal defter sayfalarının bazılarının kopma yırtılma v.b nedenlerle incelemeye sunulmaması idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
- Birden fazla işyeri ile ilgili olarak müşterek tutulan yevmiye defterinin, birden fazla işyeri ile ilgili tahkikat sırasında tetkike ibraz edilmemesi her işyeri için ayrı ayrı idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
- İşyerinin faaliyet döneminin bir ayına ilişkin ücret tediye bordrosunun incelemeye sunulmaması bile ibraz etmeme nedeniyle idari para cezası uygulanmasını gerektirir.
- incelemeye sunulması yükümlülüğünün ihlali nedeniyle idari para cezası uygulanmasını gerektirmektedir.Asgari işçilik tahakkuku yapılan ay işyeri kayıtlarında işçilik ödemesi bulunmaması (Sosyal Güvenlik Kurumuna yapılmış bildirimin bulunmaması) dolayısıyla ücret tediye bordrosu düzenlenmeyerek incelemeye sunulmaması işyeri kayıtlarının
- Kayıt ve belgelerin incelemeye sunulması yükümlülüğünün ihlali nedeniyle idari para cezası uygulanabilmesi için yazılı tebligat şart olmayıp, Kurumca talep edilen yasal kayıt ve belgelerin işverence yazılı olarak incelemeye sunulmayacağının beyan edilmesi veya bu hususun Kurum yetkililerince bir tutanağa bağlanması halinde de idari para cezası tatbik edilecektir.
- İşyerinin tescilli olmaması veya 4/a kapsamında sigortalı çalıştırmıyor olması halinde de kayıt ve belgelerin ibraz edilmemesi hali için idari para cezası uygulanacaktır.
- Saklama süresi dolmuş olmakla beraber ibrazı istenen kayıt ve belgelerin denetime ibraz edilmemesi ve işveren tarafından itirazda bulunulmaması veya tebligata hiç cevap verilmemesi halinde kayıt ve belge ibrazı yönünden idari para cezası uygulanmayacaktır.
- İşyerine kayıt ve belge ibraz etmeme nedeniyle idari para cezası uygulanmış olması halinde sonradan aynı işyerine aynı dönemden dolayı kayıt ve belge ibraz edilmemesi nedeniyle idari para cezası uygulanmayacaktır.
11.10.2021
Dr. Mehmet BULUT
İş ve Sosyal Güvenlik Uzmanı
