Değerli okurlar günümüzde işverenlerin çalıştırdıkları her bir personel için ayrı ayrı oluşturdukları özlük dosyalarının, hazırlanması, çalıştıkları süre boyunca sürekli güncel tutulmasının sağlanması ve iş akdi fesih işlemi ile eklenen evraklar ile sona eren ve ilgili yasalara göre saklanması gereken uzun bir sürecin tamamını içeren bir işlemler bütünüdür. Arşivlenen her evrak, hem işveren hem çalışan için uyuşmazlığa kaynak olan ve 4857 Sayılı İş Kanunu’nda detayları belirtilen işveren sorumluluğunda olan zincirleme işlemler bütünüdür.
Yazımızın detaylarına geçmeden önce özlük dosyası ile ilgili kanun maddesini inceleyelim.
Personel özlük dosyası 4857 Sayılı İş Kanunun 75. Maddesinde tanımlanmış olup aşağıdaki gibidir.
Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
Kanun maddesinde özlük dosyasında bulunması gereken evraklar tek tek sıralanmamış olsa da özlük dosyasında bulunan her evrak kendi başına ve bütünüyle oluşacak uyuşmazlıklara, yetkili memurlar tarafından yapılan denetimlerde, çalışma koşullarına vb. durumlara ışık tutmaktadır.
Personel Özlük Dosyasında Hangi Evraklar Bulunur?
İşverenlerin bulundurması gereken evraklar esas itibari ile aşamalardan oluşmaktadır. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir.
- İşe Başlamada Özlük Dosyası İçin Talep Edilmesi Gereken Belgeler
- Kimlik belgesi fotokopisi
- İş başvuru formu veya özgeçmiş
- Nüfus kayıt örneği
- İkametgâh belgesi
- Sağlık raporu (İşyeri Hekimi tarafından düzenlenmesi daha uygun olacaktır)
- Kan grubu kartı
- Mezuniyet belgesi
- Adli sicil belgesi
- Vesikalık Fotoğraf (İşveren talebine göre sayısı değişebilir)
- Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
- Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereği işverenin talep ettiği rıza beyanları
- Sgk hizmet döküm belgesi
- İş sözleşmesi
- Sgk işe giriş bildirgesi
- Görev yetki ve sorumlulukları belirten talimatlar
- Eski işyerlerinden alınmış çalışma belgesi
- Kümülatif gelir vergisi yazısı (Aynı yıl içerisinde iş değiştirenler için)
- Aile durum belgesi
- Alınmış eğitimlere ait sertifika veya belgeler
- Maaş ödemesi için banka İban veya hesap no bigileri
- İmza beyanı
2 – Personelin Yapacağı İşe Göre Özlük Dosyasında Arşivlenecek/İstenecek Belgeler
- Yapacağı işe ait uzmanlık belgesi (Diploma, Meslek Odalarından Verilmiş Uzmanlık Belgesi, Mesleki Yeterlilik Belgesi, Ehliyet, Src ve Psikoteknik vb.)
- Engellilik durumu var ise raporu
- Gelir vergisi indirimi var ise indirim yazısı
- Terör mağduru veya eski hükümlü ise İŞKUR kayıt belgesi
- Hibe veya teşvikten yararlanıyorsa belgesi
3 – Personelin Çalıştığı Süre Boyunca Özlük Dosyasında Arşivlenecek/İstenecek Belgeler
- İzin formları (Ücretli, Ücretsiz, Mazeret, Yıllık)
- Yıllık izin defteri
- Çalışma sektörüne göre belli periyotlarda yapılan sağlık kontrollerine ait dokümanlar
- Sorumluluğunda olan demirbaşların zimmet formu
- Kişisel koruyucu ve donanımlara ait teslim formu
- Fazla mesai onay yazısı
- Fazla mesai serbest zaman dilekçeleri
- Personel tebliğ edilmiş yazılar
- İşverene tebliğ edilmiş resmi yazılar (İcra Tebliği, Nafaka, Mahkeme vb.)
- İş görmezlik ve istirahat raporları
- Çalışma süresi boyunca aldığı görevlendirme, terfi vb. durumlara ilişkin yazılar
- Çalışana verilen eğitimlerin sertifika veya katılım belgeleri
- İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili eğitim dokümanları ve talimatlar
- Disiplin soruşturması ve cezalarına ilişkin belgeler
- Personel ile ilgili düzenlenen tutanaklar
- Personel savunmaları
- Personelden alınan muvafakatname veya taahhütnameler
- Personel talep dilekçeleri
- Toplu iş sözleşmesine tabi işyeri ise sendika üyelik bilgisi
4 – Personelin İşten Ayrılması Durumunda Özlük Dosyasında Arşivlenmesi Gereken Belgeler
- Personel istifa dilekçesi
- İşveren fesih bildirimi
- Sgk işten ayrılış bildirgesi
- İkale sözleşmesi
- Arabuluculuk sözleşmesi
- İbraname
- İhtarname
- Kıdem ve İhbar tazminatı bordroları
- Çalışma belgesi
- Kümülatif gelir vergisi yazısı
- Genel sağlık sigortası kapsamına geçtiğine dair yazı
- Zimmet teslim tutanakları
Özlük Dosyasında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Nelerdir ?
Dört başlık altında sıralan belgeler, işveren ve personel açısından beyana dayalı, yazılı olması ve taraflarca imzalanmış olması gerekmektedir. Özelikle yazıya ve beyana dayalı evraklarda dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Bu durumu evraklar özelinde açıklamaya çalışalım. Personel özlük dosyasının en önemli belgelerinden olan iş sözleşmesi 4857 Sayılı İş Kanunun 8. Maddesinde tanımlanmıştır.
Madde 8 - İş sözleşmesi, bir tarafın (işçi) bağımlı olarak iş görmeyi, diğer tarafın (işveren) da ücret ödemeyi üstlenmesinden oluşan sözleşmedir. İş sözleşmesi, Kanunda aksi belirtilmedikçe, özel bir şekle tâbi değildir. Süresi bir yıl ve daha fazla olan iş sözleşmelerinin yazılı şekilde yapılması zorunludur. Bu belgeler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır. Yazılı sözleşme yapılmayan hallerde işveren işçiye en geç iki ay içinde genel ve özel çalışma koşullarını, günlük ya da haftalık çalışma süresini, temel ücreti ve varsa ücret eklerini, ücret ödeme dönemini, süresi belirli ise sözleşmenin süresini, fesih halinde tarafların uymak zorunda oldukları hükümleri gösteren yazılı bir belge vermekle yükümlüdür. Süresi bir ayı geçmeyen belirli süreli iş sözleşmelerinde bu fıkra hükmü uygulanmaz. İş sözleşmesi iki aylık süre dolmadan sona ermiş ise, bu bilgilerin en geç sona erme tarihinde işçiye yazılı olarak verilmesi zorunludur.
Kanun maddesine göre iş sözleşmesinin hazırlanmasında dikkat edilecek hususlar ve sözleşme içeriğinde olması gereken durumları sıralayacak olursak,
- İşveren ve çalışana ait bilgilerin eksiksiz olması
- Personelin çalışma yeri
- Yapılacak işin konusu
- Sözleşme süresinin belirtilmiş olması (Belirli/Belirsiz)
- İşe giriş tarihinin yazılı olması ve sgk işe giriş bildirgesi ile uyumlu olmalı
- Personelin unvanın yazılı olması ve sgk işe giriş bildirgesinde de aynı meslek koduna göre işe giriş yapılmış olmalı
- Çalışma süreleri
- Çalışana ait ücretin belirtilmiş olması (Net veya Brüt)
- Varsa özel şartların belirtilmesi
- Sözleşmenin kabul edildiği tarih
- Tarafların imzaları
Belirtilen maddelere uygun şekilde iş sözleşmesinin hazırlanması ve arşivlenmesi taraflar arasında ileride oluşacak uyuşmazlıkların çözümünde, iş mahkemelerinde veya yetkili kurumlar tarafından yapılan denetimlerde sunulan en önemli belgelerden birisi olduğundan doğru ve eksiksiz düzenlenmesi gerekmektedir. İş hukukunda sözleşme serbestisi bulunduğundan İş Kanunu’nda işçiye tanınan hak ve menfaatlerin aleyhine olmaması şartıyla yapılabilir.
İş sözleşmesinin oluşması ile sgk işe giriş bildirgesinin düzenlenmesi gerektiğinden işe giriş bildirgesinin sözleşme içeriklerine uygun olmasına dikkat edilmelidir. Yani, işe giriş tarihi, sgk meslek kodu, işyeri unvanı ve adres bilgilerinin iş sözleşmesi ile aynı olması gerekmektedir.
Çalışandan ilk işe girişte istenen belgelerden olan sağlık raporu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 15. Maddesinde açıklanmıştır.
MADDE 15 –
(1) İşveren;
a) Çalışanların işyerinde maruz kalacakları sağlık ve güvenlik risklerini dikkate alarak sağlık gözetimine tabi tutulmalarını sağlar.
b) Aşağıdaki hallerde çalışanların sağlık muayenelerinin yapılmasını sağlamak zorundadır:
1) İşe girişlerinde.
2) İş değişikliğinde.
3) İş kazası, meslek hastalığı veya sağlık nedeniyle tekrarlanan işten uzaklaşmalarından sonra işe dönüşlerinde talep etmeleri hâlinde.
4) İşin devamı süresince, çalışanın ve işin niteliği ile işyerinin tehlike sınıfına göre Bakanlıkça belirlenen düzenli aralıklarla.
(2) Tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde çalışacaklar, yapacakları işe uygun olduklarını belirten sağlık raporu olmadan işe başlatılamaz
(3) (Değişik birinci cümle: 10/9/2014-6552/17 md.) Bu Kanun kapsamında alınması gereken sağlık raporları işyeri hekiminden alınır. 50’den az çalışanı bulunan ve az tehlikeli işyerleri için ise kamu hizmet sunucuları veya aile hekimlerinden de alınabilir. Raporlara itirazlar Sağlık Bakanlığı tarafından belirlenen hakem hastanelere yapılır, verilen kararlar kesindir
(4) Sağlık gözetiminden doğan maliyet ve bu gözetimden kaynaklı her türlü ek maliyet işverence karşılanır, çalışana yansıtılamaz.
(5) Sağlık muayenesi yaptırılan çalışanın özel hayatı ve itibarının korunması açısından sağlık bilgileri gizli tutulur.
İlgili kanun maddesine göre bazı işyerlerinde Ağır ve Tehlikeli İşler raporu olarak da geçen, periyodik dönemler halinde yenilenen sağlık raporlarının içerik olarak iş sözleşmesine göre düzenlenmesi gereken belgeler arasında yer almaktadır. Örneğin, işe kepçe operatörü olarak başlayan personelin, yeterli ehliyet sınıfına sahip olmasının yanı sıra iş sözleşmesi ve sgk meslek kodunda belirtilen işe uygun sağlık raporunu almadan başlaması işverenler açısından risk oluşturduğundan, sağlık raporunda kepçe operatörü olarak çalışabilir ibaresinin yazılı olması hatta bazı tehlikeli iş kollarında gece çalışabilir, yüksekte çalışabilir şeklinde ibarelerin olmaması, iş sağlığı ve güvenliği açısından uygun olmayacaktır.
Personel Özlük Dosyası Bulundurmamanın Cezası Var mı?
Özlük dosyası bulundurmayan işverenler için 4857 Sayılı Kanunun 104. Maddesinde eski hali ile 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline binikiyüz Türk Lirası idari para cezası verilir hükmü gereği yapılan denetim ve incelemelerde işverenlere idari para cezası uygulanmaktadır.
İdari para cezasının 2022 yılı itibari ile 4.173,00 TL’dir.
Personel Özlük Dosyalarının Saklama Süreleri
İş kanununda özlük dosyalarının saklanması ile ilgili net bir süre belirtilmemiş olmasına karşın, çalışanların işten ayrıldıkları gün itibari ile
Vergi Usul Kanunu’nun 253. Maddesine göre 5 Yıl
Türk Ticaret Kanunu 68/I’ya göre 10 Yıl
İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu 7/b’ye göre 15 Yıl
Özlük dosyalarının saklanması gerekmektedir.
Sonuç Olarak,
İşverenler çalıştırdıkları her personel için 4857 sayılı iş kanuna göre düzenleyip, VUK, TTK ve İSG’ye göre saklamak, arşivlemek yasal bir zorunluluğu olmasının yanı sıra, çalışanları ile oluşan uyuşmazlıklar, iş davaları ve iş müfettişleri tarafından yapılan denetimlerde yazılı belgeye dayalı ispat yükümlülüğü bulunduğundan personel özlük dosyalarını düzenli oluşturup sürekli güncelleyerek arşivlemesi gerekmektedir.
Kaynak.
4857 Sayılı İş Kanunu
Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
Türk Ticaret Kanunu
Vergi Usul Kanunu
mevzuat.gov.tr
Ümit Zafer
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
