Türk Dil Kurumu tarafından sanal kelimesi, “gerçekte yeri olmayıp zihinde tasarlanan, mevhum, farazi, tahminî” şeklinde tanımlanırken ofis kelimesi ise “iş yeri, daire, büro” olarak tanımlanmıştır.
Bu tanıma göre sanal ofis eşittir sanal işyeridir diyebiliriz. Şöyle ki; Serbest Muhasebecilik, Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik Ve Yeminli Mali Müşavirlik Mesleklerine İlişkin Haksız Rekabet Ve Reklam Yasağı Yönetmeliğinin 22.maddesinde, sanal ofis ifadesi online ortamda oluşturulan ve internet sitesi üzerinden yapılan uygulamalar şeklinde açıklanmıştır.
Gelir İdaresi Başkanlığının görüşü, sanal ofis işletmesi ile sözleşme imzalayan mükelleflere sunulan hizmetlerin, kira hizmeti olmadığı yönündedir. Mükellefler sanal ofiste toplantı yapmak veya fiziki adresi Vergi Dairesi Müdürlüğüne bildirmek için sanal ofis sözleşmesi imzalamaktadır.
“Sanal ofis hizmetleri ise, sabit bir işyerinin sürekli olarak kullanılmak üzere kiralanmasından ziyade, kişi ve kurumların (şirketler, dernekler vb.) iş ve işlemlerinde adres bildirim ihtiyacına cevap vermek üzere aynı yerin aynı dönemde (farklı zaman dilimlerinde, günlük veya saatlik olarak) birden fazla kişinin kullanımına tahsis edilmesi suretiyle sunulan; bunun yanı sıra bu kişi ve kurumlara posta hizmeti sağlamak, faks, telefon ve sekreterlik hizmeti vermek veya belirli sürelerde toplantı salonlarını tahsis etmek gibi farklı fonksiyonlar da içerebilen bir hizmet türüdür.” (GİB, İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı, 24.09.2020 tarih ve 39044742-130[özelge]-E.702055)
Sanal ofis aslında dijital platformda ticari faaliyet yürüten işletmelerin maliyetlerini azaltmak üzere hizmet satın aldıkları yerdir.
Sanal ofis adres bildirimi olan işletme ticari işletme değil midir?
6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 11’inci maddesinin birinci fıkrasına göre;
“Ticari işletme, esnaf işletmesi için öngörülen sınırı aşan düzeyde gelir sağlamayı hedef tutan faaliyetlerin devamlı ve bağımsız şekilde yürütüldüğü işletmedir.”
Yukarıda Kanun hükmünde anlaşılacağı üzere, ticari işletmenin unsurlarından biri de bağımsızlıktır.
Sanal ofis adres bildirimi olan ticari işletmede bağımsızlık unsuru mevcut mudur?
Sanal ofisin sekreteri ilgili firmaların görüşmelerini yapmış olması, gelen evrakları teslim alması, ticari işletmenin bağımsızlık unsurunu ortadan kaldırır mı?
Mükelleflerin, işe başlama bildiriminde sanal ofis işletmesinin adresini fiziki adres olarak bildirmeleri, ticari işletmenin olmazsa olmaz unsurlarından biri olan bağımsızlığı ortadan kaldırabilir.
Sanal ofis adresi, fiziki adres olarak Vergi Dairesi Müdürlüğüne bildirilmeli mi?
Sanal dünyada, internet siteleri üzerinden ticari faaliyet yürütülmektedir. Dijital platformda ticari faaliyet yürüten mükellefler, sanal ofislerin adresini işyeri adresi olarak vergi dairesine bildirmektedir. Vergi Usul Kanunu açısından bu işyeri adres bildirimi, mükellefin işe başlama belirtisi midir?
Vergi Usul Kanununun 154’üncü maddesine göre, mükelleflerin işe başlama belirtilerinden biri de iş yeri açmaktır. Söz konusu Kanun maddesinin parantez içi hükmüne göre, iş yeri açmaktan maksat, belli bir yerde bilfiil ticari veya sınai faaliyete geçmektir. Belli bir yer, fiziki veya online ortam olabilir.
Mükellefler, fiziki veya online ortamda ticari faaliyete başladıklarını ilgili Vergi Dairesi Müdürlüğüne Vergi Usul Kanununda belirtilen sürelerde bildirirler. Bu bildirim üzerine ilgili Vergi Dairesi Müdürlüğü yoklama ile mükellefiyete ilişkin maddi olayları, kayıtları ve mevzuları araştırır ve tespit eder.
Örneğin mükellef (A) Ltd. Şti. işe başlama bildiriminde, ilgili Vergi Dairesi Müdürlüğüne faaliyet konusu olarak, “453112 faaliyet kodlu Motorlu Kara Taşıtlarının Parçalarının Toptan Ticareti (Dorse, Damper, Akü Dâhil, Motosiklet Parça Ve Aksesuarları Hariç)” bildirmiş olsun. (A) Ltd Şti. sanal ofis işletmesi ile sözleşme imzalamıştır. Bu sözleşmede, ilgili işletmeden sekreterlik hizmeti satın alınması, toplantı salonun kullanılması gibi koşullar belirtilmiştir. (A) Ltd. Şti.nin sanal ofis adresini fiziki adres olarak bildirmesi üzerine, ilgili Vergi Dairesi Müdürlüğü, elektronik yoklama ile mevcut durumu tespit etmiştir.
(A) Ltd. Şti.nin motorlu kara taşıtı parçalarını muhafaza edecek belli bir alan büyüklüğüne sahip işyerinin olması gerekir. (A) Ltd. Şti. sanal ofis adresi ile bu ticari faaliyeti yerine getiremez.
Öneri: Sanal Ofis için Sanal Yoklama
1-Sanal ofisin fiziki adresinin ilgili Vergi Dairesi Müdürlüğünde işe başlamada kullanılmasında, faaliyet konularına ilişkin sınırlar olması gerekmektedir. Örneğin, 479114 faaliyet kodlu ve “Radyo, TV, Posta Yoluyla Veya İnternet Üzerinden Yapılan Perakende Ticaret” faaliyeti konulu mükellefiyet için sanal ofisi fiziki adres olarak ilgili Vergi Dairesi Müdürlüğüne bildirilebilir.
Vergi İdaresi tarafından sanal ofis adresinin işe başlama bildiriminde kullanılabileceği faaliyet kodları ve faaliyet konuları tek tek sayılmak suretiyle belirlenebilir.
2- Dijital platformda ticari faaliyette bulunanlar için işe başlamada sanal ofis adresi yerine dijital kayıtların doğruluğu teyit edilerek yoklama yapılabilir. Bu yoklama için yazılım alt yapısı ve yasal mevzuat düzenlemesi yapılabilir. Elektronik ortamda mükelleflerin dijital unvanı, dijital adresi, dijital kimlik numarası oluşturulabilir ve bu verilerle sanal yoklama yapılabilir.
Dünya | Gürcü GÜNGÖR / Vergi Başmüfettişi
